Ich weiß nicht wie es euch geht, aber mit Blick auf mein schulisches Postfach fällt mir auf, dass dieses das mit Abstand gefüllteste Postfach von all meinen Postfächern ist 😩. Noch vor meiner Spam-Mailadresse – und das soll schon was heißen. 

Nicht erst seit Corona 😷, aber seit dieser Zeit besonders intensiv, bekomme ich (wie sicherlich alle anderen Menschen auch) täglich viele Mails von hohe bis geringe Priorität. Ab 07:00 Uhr morgens bekomme ich Mails von der zentralen Poststelle der Schule mit vielen wichtigen und unwichtigen Informationen. Während meiner Kernunterrichtszeit hält es sich dann in Grenzen. Ab 14 Uhr geht es dann weiter mit unzähligen Mails von Kolleginnen und Kollegen, Schülerinnen und Schülern und Eltern. Alle haben ein für sie wichtiges Anliegen, welches jeder einzelne so schnell wie möglich geklärt haben will. Versteht mich nicht falsch, die Erfindung der Mail ist großartig, wertvoll und spart jede Menge Zeit. Es geht mir aber um den Umgang mit den vielen Mails und unserem gemeinsamen Ziel durch produktivere Arbeitsweisen und einem schlauen Zeitmanagement mehr Zeit vom Tag für sich zu haben 💪.

Wir sollten uns immer fragen – ist dies etwas, das ich kontrollieren kann oder nicht?“

Epiktet

Kontrollierst du den Zeitdieb Mails oder er dich? 🤔

Ich bin ein hervorragendes Beispiel dafür gewesen, dass die rote Zahl in meiner Mailapp so schnell wie nur irgendwie möglich getilgt werden musste, auch wenn es auf Kosten meiner konzentrierten Arbeit gegangen ist. Sobald das Mailgeräusch gekommen ist oder ich auf meinem Handy die rote Zahl gesehen habe musste ich alles stehen und liegen lassen und sofort meine Mails nicht nur checken, sondern auch beantworten. Meistens hat das dazu geführt, dass ich danach wieder eine Weile gebraucht habe, um mich wieder auf meine eigentliche Arbeit zu fokussieren. Und schon kam eine neue Mail rein und der Teufelskreis ging von vorne los! So konnte es nicht weiter gehen. Ich kann ja schlecht Wasser (Produktiv und kontinuierlich an EINER Sache arbeiten) predigen und Wein (von jeder noch so kleinen Kleinigkeit, wie einer roten Zahl, ablenken lassen) trinken. Mit Blick auf meinen Umgang mit ToDo´s (Artikel und Video kommt demnächst) und der großen Veränderung, die damit einhergegangen ist, musste auch ein System für meine Mails her. Die Lösung konnte nicht sein Mails zu ignorieren und nicht zu beantworten. 

Also einmal etwas Zeit nehmen und ran an das Problem der ständigen Verfügbarkeit und Ablenkung durch Mails:

Was ist das Ziel 💥: Ich möchte mich nicht mehr von Mails von der Arbeit ablenken lassen und gleichzeitig keine Mails unbearbeitet lassen. Am Ende des Tages möchte ich weniger Zeit in Summe für meine Mails aufbringen und somit mehr Zeit für mich haben. Des Weiteren möchte ich keine unbeantworteten Mails mit mir herumschleppen. Genauso handhabe ich es mit meinen ToDo´s – es wird nichts aufgeschoben.

Wie sieht die Lösung aus 🤩: Ich habe mir feste Zeiten für meine Mails in den Kalender gebloggt und nur zu diesen Zeiten checke und bearbeite ich diese. Von Montag bis Freitag überprüfe ich meinen Posteingang jeweils um 07:15 Uhr bis 07:30 Uhr und um 13:30 bis 13:45 Uhr. In dieser Zeit schaue ich nur grob in die Mails rein und filtere nach Infos und Mails, auf die ich antworten muss bzw. aus der eine ToDo (Den idealen Umgang mit ToDo´s habe hier näher erklärt.) entstehen könnte. Während dieser Zeitphasen arbeite ich nach dem 2 min Prinzip aus Getting-Things-Done – alles was ich in unter 2 min erledigen kann mache ich sofort. Alles andere erledige ich in einem dritten Zeitfenster um 17:00 bis 17:30 Uhr. Hier arbeite ich all das ab was noch offen ist und erstelle mögliche ToDo´s. Ich konzentriere mich voll und ganz während dieser Zeiten auf dieses eine Thema. In Summe habe ich zwar viele Zeiträume, an denen ich mich mit dem Thema Mails beschäftige, aber so ist sichergestellt, dass nichts vergessen wird und ich mich nicht ablenken lasse von neuen Mails. Nach meinen Erfahrungen benötige ich nie die volle Stunde pro Tag für meine Mails.

In Hessen hat mir die Landesregierung in die Karten gespielt und durch die Einführung von Dienstmails für alle Lehrerinnen und Lehrer dafür gesorgt, dass ich mein System schneller und einfacher umsetzen kann. Bei aller berechtigter Kritik an den Dienstmailadressen und dem erhöhten Zeitaufwand durch das reine Abrufen der Mails online (Die Lösung für das Passwortproblem, das damit einhergeht, habe ich in einem Video bereits gezeigt.), hat es aber erheblich dazu beigetragen meine neue Routine zu entwickeln.

Mastermindtipp🧐: Für alle die sich immer noch gerne von dem Maileingangsgeräusch und den kleinen roten Zahlen ablenken lassen (es kann ja auch eine willkommene Ablenkung sein jetzt nicht weiter die Klassenarbeit zu kontrollieren): Einfach das Mailprogramm ausschalten! Ihr werdet nichts verpassen. Falls es doch super wichtig ist, werden es die Leute telefonisch probieren. Hier würde ich aber auch steuern und mitteilen, dass es ihr 2-3 mal am Tag eure Mails checkt und diese dann auch umgehend beantwortet. Nur in absolut dringenden Fällen seid ihr telefonisch erreichbar. 

Wie ist euer Umgang mit Mails?